TUTANAK NE DEMEKTİR, TUTANAĞIN AMAÇ VE ÖNEMİ NEDİR :
Herhangi bir olay ya da iş sonucunda yapılan şeylerin, elde edilen bilgiler, belgeler ve düşüncelerin belirli bir düzen dahilinde yazılı olarak tanzim edilmesine tutanak ( = zabıt, tutulga, zabıtname, mazbata) denir.

Tutanak yazısı (zabıt varakası) basit, anlaşılır ve akıcı bir ifade tarzı ile hazırlanır. Tutanaklarda mutlaka olması gereken ortak özellikler bulunmakla birlikte olayın özelliğine göre tutanağın kendine özgü hususiyeti ve olması gereken bir düzeni olabilir.

Tutanak nasıl tutulur, bölümleri nelerdir?
Tutanaklar, tüm dilekçe yazma usullerinde olduğu gibi başlık, giriş, gelişme, sonuç, tarih, saat ve imza olmak üzere altı genel ve asli bölümden oluşmak üzere hazırlanır. Tutanakların Adli soruşturma safhası ve Savcılık hazırlık soruşturması açısından, diğer bir ifadeyle resmi özellik ve hukuki anlam ifade edebilmesi için en az iki resmi görevli tarafından imzalanması şarttır.

Tutanaklarda bulunması gereken özellikler nedir?
Tespit tutanağı olay ya da suçun çeşit ve niteliğine göre genel olarak aşağıdaki unsurların tümü veya bir kısmını içerecek şekillerde hazırlanır:

• İçeriği özetleyen bir başlık kısmı bulunmalıdır.
• Tutanağa konu olan olay veya işlemin tespit (öğrenilme) biçimi belirtilmelidir.
• Olayın meydana geldiği ya da işlemin yapıldığı yer hakkında adres bilgileri belirtilmelidir.
• Şüpheli, tanık, şikayetçi ve mağdurların açık kimlikleri yazılmaldır.
• Belgenin sonuna yapılan işin tutanak olduğu belirtilip, düzenleme tarihi ve bitiş saati yazılmalıdır.
• Tutanağı tutanlar, şahitler, şüpheli, mağdur-müştekilerin adı soyadı ve ünvanları ile birlikte imzaları da bulunmalıdır. (İmza atmaktan kaçınan olur ise, imzadan imtina etti şeklinde not düşülür).

Tutanak Nasıl Yazılır ?
Tutanak tutulurken şu konulara dikkat edilmesi gereklidir;

1. Başlık bölümü kağıdın üst-orta kısmına tamamı büyük harfler ile yazılmalıdır. Başlık bölümü olayın ya da yapılan işlemin içeriğini yansıtacak şekilde seçilmelidir (Örnek: Kaza tespit tutanağı). İçerik, kelime ya da cümle ile belirtilemeyecek şekilde ise, sadece TUTANAK tabirini kullanmak da yeterli olabilir.
2. Tutanak düzenlenmesine konu olan suç veya olayın ne şekilde öğrenildiği belirtilmelidir. (Örneğin: … saatinde motorize devriye yapılırken, iki kişinin… görüldü …)
3. Tutanakta olayın meydana geldiği yer ile zaman dilimi (hangi gün, hangi saatte başlayıp, ne zaman bittiği) mutlaka bulunmalıdır. (Örnek: Saat 2:00’da yakalanan üç şahıs, saat 02:25 de güvenlik noktasına intikal eden emniyet mensuplarına sorgulama için teslim edildi.)
4. Tutanak düzenlenirken olay mahalinde bulunan iz ve deliller tespit edilip, tutanağa geçirilmelidir.
   Örnekler:
   Olay yerinde;
   a) Sanık ya da mağdurun vücudundan düşen saç, tırnak, kan ve benzeri çeşitli bedensel parçalar.
   b) Sanık veya mağdurun üzerinden düşen mendil, düğme, kravat, kumaş parçası vs. eşyalar.
   c) Sanığa ait ve suçu işlemeye yarayan ateşli silah, kesici ve delici alet ve benzeri suç aletleri.
   d) Sanık veya mağdura ait parmak izi, ayak izi, diş izi, araç izi gibi delail.
   varsa bunlar muhakkak tutanak metnine yazılmalıdır.
5. Ele geçirildiyse olayın şüpheli, tanık, mağdur şikayetçi hakkındaki bilgileri yer almalıdır.
6. Olay ile ilgili şüpheli, tanık, şikayetçi mağdur tarafından verilen ilk beyanlar özetle tutanağa yazılır.
7. Olayın meydana gelişi hakkındaki etmen ve nedenler biliniyorsa tutanağı düzenleyen görevlilerin olay hakkında gözlemleri mutlaka zabıt varakasına geçirilmelidir.
8. Olayda kasıt ya da ihmal unsurunun olup olmadığını belirlemeye yarayacak iz,delil ve bilgilerin kaydedilmesi gereklidir.
9. Zabıtın sonunda yapılan işlemin tutanak olduğu belirtilerek belgenin düzenlendiği tarih ve saat yazılmalıdır. (Örnek: … işbu tutanak 2 suret olarak … tarihinde tarafımızca tanzim edilerek imzalanmıştır…)
10. Tutanak yazısı sonuçlandırıldıktan sonra belgenin altı, a) Tutanağı düzenleyen görevliler (en az iki görevli) b) Şüpheliler c) Tanıklar d) Müşteki/Mağdurlar tarafından imzalanmalı, imza bölümünde imzalayan kişilerin isim ve ünvanları mutlaka açıkça belirtilmelidir.

TUTANAK ÇEŞİTLERİ :
Sınırlı sayıda (numerus clasus) olmamakla birlikte çeşitli zabıtlar;

• Yakalama Tutanağı
• Arama Tutanağı
• Üst Arama Tutanağı
• Zaptetme Tutanağı
• Suçüstü Tutanağı
• Olay Tespit Tutanağı
• Teslim Tesellüm zabtı
• Yangın Tutanağı
• Salıverme Tutanağı
• Tebliğ ve Tebellüğ Belgesi
• Kimlik Tespit Tutanağı
• Hastane Rapor Yazısı (Geçici veya kat’i)
• Otopsi tutanağı
• Buluntu Eşya Tutanağı